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【职场PPT演示】在咖啡厅里解读

点击: 日期:2020-05-04

中央商务区的星巴克,是白领经常光顾的地方。我到这里来,不仅是为了看书和备课,更是为了体会职场白领们是如何开会和讨论的。

办公室里太单调乏味,而咖啡厅里恰好能产生新鲜的想法。午后的咖啡时间里,外企的经理们常常会把下属和会谈带到这里来。如果大老板喜欢喝咖啡,那么经理们被召集在星巴克开会就是常有的事。我因此摸清了两个公司在星巴克召开周例会的习惯。嗯,如果我懂唇语,甚至都能整理出这个公司的业务周报了。

如何制作PPT

在下午3点到5点的时间里,我守株待兔,总是能碰上他们。偶尔是一两个人,低头写文档做PPT。更多的时候是几个人开会讨论,话题总也少不了陈述报告和提案。

有一次,一位女孩儿电话约来了男同学帮助自己做PPT。他们讨论得很大声,以至于我想不听都不行。女孩儿几乎是个PPT白痴(这可是她那位男同学说的),那位男士唉声叹气,一边亲手帮助她赶做PPT,一边嘟囔着这个概念可以用这个图形,这个说法可以用这个符号。我好奇地走到他们背后,看到了一副满是框框和圈圈的页面。女孩儿在旁边安静地观看,一脸的茫然。要知道,她仅仅是一位行政助理,我不知道谁能相信这样的PPT会是她的汇报材料?

又有一次,我对面坐着一个HP的经理,在笔记本上忙了一阵之后,站起来手插着腰大声打电话给下属:“你得让客户觉得咱们即使没功劳也有苦劳啊!再加几页PPT进去,比如加上#@!和*&%¥……”

还有一次,一位自称常居美国的老先生在拉拢一位经理投资他的生意,在写写画画了多页A4纸之后,那位经理好像没怎么听进去,说:“您为什么不把这些内容做成PPT?”

另有一次,一位投资经理拿着iPad向他的2位大客户讲述投资产品,指尖点触和滑动之下,图片、数据表格、视频轮番演示,显得很流畅,特潇洒,客户也听得兴趣盎然。

就这样,我在咖啡厅里学到了很多。以上的几个典型场景都丰富了我的课程,甚至在这些事情的启发下开发出了一些工作流程和工具:

我为“菜鸟”开发了简洁版的PPT规划流程。让他们可以快速构思创建PPT页面,避免在繁复的PPT技巧前迷失(在繁复PPT技巧面前,他们中有些人不仅仅是感到迷惑,简直是厌烦甚至恐惧)。我想我这样的方法能帮到上文提到的女士,她可以轻松一点完成自己的事情,不用劳烦她的同学了。而且她也不需要把PPT做成那个样子的,打个比喻来说,她本来需要的是一只小猫,男同学却牵来一只白额吊睛猛虎。

我为课程中增设了一节内容,帮助职业人在做陈述报告的时候,要更关注信息的清晰度,而不是信息的数量。教会他们要适时停止无意义的准备,如何不再堆砌更多的信息。并建议用我给出的工具去衡量信息的清晰度和说服强度,检验它们是否足够能感染和打动听众。以此看来,那个HP的经理要求部下往PPT里加入更多内容是很大的误区,这种多多益善的心态只能导致信息的模糊,反而降低了提案信息的能见度。

在纸上写写画画的老先生,他的做法并非全无是处。我向来建议那些过度依赖电脑和PPT的人士,要敢于离开电脑思考和商讨问题。我的课程中也是这么演练的。学员们也能发现,离开电脑得到的思路具有“很不一样”的特色,比起对着电脑得来的内容显得更丰富和多元了。在打开电脑和PPT之前,使用纸笔进行规划。这样做的另一个好处就是:得出来的结果非常清晰,而且记忆深刻。这样一来,学员脱稿上台讲解变得更加流畅,不会讲着讲着忘记后面要说什么了。

受那位投资经理的启发,我为银行开发了一套iPad产品演示规范。这套规范中包含硬件部署和演示指南。把iPad演示中的演示内容的顺序、媒体内容和Apps的切换、触控屏幕和口头讲解的呼应、演示适应人数、邀请客户触控操作等细节做了规范。

那么,为什么不去向负责培训的经理咨询?或者对目标学员做详细的调研?却要在咖啡厅里暗自观察呢?

因为我感到这些观察更为仔细和客观,是调研表和当面都代替不了的。

从HR经理或者培训经理那里,我总也听不到清晰准确的描述。很少有人能够准确地向我描述团队究竟在陈述报告方面遭遇了什么样的困境,或者为什么要学我这门课。他们总是象一位问诊者,说家里有一群头疼脑热的病人,跟我这个医生说了些含糊的状况(他们最常说的就是“觉得他们不够专业”,然后就没有了),然后就督促让我开方子。他们甚至自己都不了解公司的销售陈述报告是如何做的,也没有亲临过销售提案第一现场。

所以,除了商务酒店里的提案会和研讨会之外,咖啡厅就成了我观察职场陈述报告的又一场所。我觉得自己很像农学院的学生,要不时地造访那些塑料大棚,观察自己种下的菜如何开花结果;又像一位研究微生物的家伙,轻轻地打开玻璃柜子,查看器皿中的孢子长了多少……


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